Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dokumen Ormawa Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Berbasis Web Dengan Fitur Arsip Digital

Latar Belakang: Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta (Unjaya), di bawah Yayasan Kartika Eka Paksi (YKEP), memiliki aktivitas organisasi mahasiswa (Ormawa). Ormawa Unjaya membutuhkan dokumen resmi seperti surat undangan dan keputusan, namun pengelolaannya masih manual dan tersebar,
menyebabkan kendala pada penomoran, akses, dan keamanan. Untuk itu, dikembangkan sistem manajemen dokumen berbasis web dengan Django dan MySQL yang mendukung penomoran otomatis, penyimpanan terstruktur, dan autentikasi pengguna.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem informasi manajemen surat berbasis web untuk Ormawa Unjaya yang mendukung penomoran otomatis, pencarian dan penyimpanan terstruktur, serta kontrol akses guna meningkatkan keamanan dan aksesibilitas. Sistem ini juga dilengkapi fitur pengiriman surat digital, dashboard laporan.
Metode Penelitian: Penelitian dimulai dengan analisis kebutuhan, perancangan basis data dan antarmuka, serta implementasi bertahap melalui beberapa sprint. Fitur utama mencakup penomoran otomatis, autentikasi, document archive, dan pengiriman surat digital. Setelah itu, dilakukan pengujian, evaluasi, dan pemeliharaan berdasarkan masukan pengguna Ormawa.
Hasil: Pengujian black box menunjukkan seluruh fungsi sistem berjalan dengan baik. Uji User Acceptance Testing (UAT) terhadap 25 responden juga menunjukkan kepuasan tinggi 90.66%, dengan mayoritas menganggap sistem ini mudah digunakan, bermanfaat, dan lebih aman dari metode sebelumnya.
Kesimpulan: Sistem informasi yang dikembangkan terbukti mampu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keamanan dalam pengelolaan dokumen Ormawa. Sistem ini layak diimplementasikan untuk mendukung proses administrasi Ormawa Unjaya.