Aplikasi Electronic (E-Arsip) Berbasis Web Pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Yogyakarta

Latar Belakang: Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Yogyakarta atau biasa disebut BPBD Yogyakarta merupakan sebuah lembaga yang bertanggung jawab sebagai penanggulangan bencana daerah di kota atau kabupaten. Dalam aktifitas kesehariannya selain melakukan penanggulanan bencana lembaga ini juga aktif dalam kegiatan sosial, misalnya memberi seminar melakukan bakti sosial dan lain sebagainya. Kegiatan sosial yang dilakukan tersebut tidak lepas dari perijinan
yang diminta oleh lembaga atau instansi-instansi yang membutuhkan. Agar dapat diakui institusi, kegiatan yang hendak dilaksanakan harus mendapatkan persetujuan institusi yang diwakili oleh kepala BPBD. Pengelolaan perijinan yang masih menggunakan cara manual ini rentan terhadap kekeliruan dan akan menjadi tumpukan kertas yang berantakan.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah sistem arsip yang dapat digunakan oleh pengurus instansi dalam melakukan pembuatan arsip berupa surat perijinan, laporan keuangan dan laporan kegiatan yang nantinya sistem ini juga
akan dilengkapi dengan fitur Optical Character Recognition (OCR) yang akan mempermudah pendigitalisasi surat-surat yang sebelumnya masih dibuat secara manual.
Metode Peneliatian: Penelitian ini diawali dengan analisis kebutuhan, yang akan menghasilkan berbagai kriteria dan bobot penilaian yang diperlukan untuk menentukan kelayakan. Selanjutnya dilakukan pengumpulan sampel data para calon pemegang untuk nantinya digunakan untuk menguji sistem yang dibangun. Sistem dibangun menggunakan metode Waterfall setelah semua kebutuhan pengguna telah diidentifikasi.
Hasil: Hasil dari penelitian ini berupa aplikasi elektronik arsip yang membantu pengurus instansi dalam melakukan pelaporan kegiatan, pembuatan arsip surat perijinan dan aktifitas kegitan yang dilakukan. Aplikasi Elektronik Arsip (E-Arsip) Berbasis Web Pada Badan Penanggulanan Bencana Daerah Kota Yogyakarta dirancang menggunakan metode waterfall dan dibuat menggunakan Bahasa pemrograman PHP dengan memanfaatkan framework CodeIgneter dan MySQL sebagai database.
Kesimpulan: Aplikasi Elektronik Arsip (E-Arsip) Berbasis Web Pada Badan Penanggulanan Bencana Daerah Kota Yogyakarta ini telah berhasil dibangun dan dapat berfungsi sebagaimana mestinya.