RETENSI DALAM PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS DI PUSKESMAS WATES

Latar Belakang: Puskesmas suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan tingkat pertama. Berkas rekam medis tidak selamanya disimpan di ruang filing, dan berkas rekam medis mempunyai masa simpan 2 tahun terhitung dari tanggal pertama pasien berobat
sampai dengan 2 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir. Retensi berkas rekam medis jika tidak dilakukan sesuai dengan kebijakan akan mengakibatkan penumpukan berkas, Berdasarkan observasi di Puskesmas Wates pada saat pengambilan berkas rekam medis mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama dari 75 sampel berkas terdapat 40% mengalami keterlambatan dan 2 berkas tidak ditemukan dikarenakan penumpukan berkas dan petugas kesulitan dalam proses pencarian sedangkan untuk penyusutan sudah dilakukan tetapi belum terjadwal dengan baik.
Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah mengetahui proses penyimpanan, penomoran, retensi dan penyusutan di Puskesmas Wates.
Metode: Jenis penelitian ini deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik mendapatkan informasi dengan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi.Sumber informasi adalah 2 responden petugas filing dan 1 dijadikan Triangulasi yang penanggung jawab rekam medis.
Hasil: Sistem penomoran menggunakan Unit Numbering System dimana sistem penomoran yang diberikan kepada pasien dengan satu nomor rekam medis dipakai untuk selamanya cara pemberian nomor tidak menggunakan Family Numbering, hanya menggunakan kode wilayah dengan jumlah 8 digit nomor rekam medis. sistem penyimpanan sentralisasi dengan penyimpanan dalam penjajaran Straight Numerical Filing berdasarkan kode wilayah. Masa retensi 2 tahun terhitung dari saat pasien datang pertama kali berobat sampai tanggal terakhir pasien berobat, tetapi masih terdapat berkas tahun 2010, 2013, 2014, dan 2015 masih tersimpan di ruang filing. Penyusutan sudah dilakukan, tetapi belum terjadwal dengan baik, sehingga masih banyak berkas rekam medis yang belum dilakukan penyusutan dan mengakibatkan penumpukan berkas rekam medis pada ruang filing.
Kesimpulan: sistem penomoran menggunakan Unit Numbering System, penyimpanan berkas Sentralisasi dengan sistem penjajaran Straight Numerical Filing berdasarkan kode wilayah, Retensi lebih dari 2 tahun, penyusutan masih
belum terjadwal dan belum terdapat SPO.