Faktor Penyebab Tata Kelola Di Ruang Filing Tidak Sesuai Standar Prosedur Operasional (SPO) Di RSU Queen Latifa Yogyakarta

Latar Belakang : Ruang Filing adalah ruang penyimpanan yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan, tata kelola, retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis. Kegiatan pelaksanaan tata kelola pada ruang filing terhadap standar prosedur operasional (SPO) di RSU Queen Latifa Yogyakarta masih ditemukan mengalami prosedur kerja pada tata kelola yang belum sesuai dengan aturan SPO yang telah ditetapkan hal ini menyebabkan evektivitas kerja dan pelayanan menjadi terganggu. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan mengetahui faktor penyebab tata kelola di ruang filing tidak sesuai standar prosedur operasional di RSU Queen Latifa Yogyakarta, menggunakan unsur 5m manajemen yakni man, money, material, method dan machine dengan metode fishbone.
Tujuan: Menganalisis dan mengetahui prosedur kerja tata kelola pada ruang filing Mengetahui fakor penyebab tata kelola di ruang filing tidak sesuai standar prosedur operasional (SPO) di RSU Queen Latifa Yogyakarta.
Metode Penelitian: Jenis metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif jenis penelitian deskriptif yang cenderung menggunakan analisis dalam penelitian. Sampel subjek dalam penelitian ini yaitu 1 Kepala Unit Rekam Medis, 2 Petugas
Filing dan 2 Petugas Assembling. Untuk keabsahan data maka dilakukan triangulasi sumber oleh Kepala Unit Rekam Medis.
Hasil Penelitian: Tata kelola pada unit filing dilakukan oleh petugas rekam medis yang belum semua memenuhi karakteristik kerja dengan berpedoman SPO, namun dalam melakukan prosedur kerja diketahui aturan prosedur kerja berjalan kurang baik. Faktor penyebab ditemukan dari unsur metode 5m yakni man, money, material, method dan machine. Faktor penyebab tata kelola di ruang filing tidak sesuai dengan SPO adalah oleh SDM yakni petugas yang belum memenuhi
karakteristik kerja, belum terealisasinya dana pembiyayaan untuk menunjang fasilitas, belum digunakannya bahan prosedur kerja seperti tracer, stiker kode warna serta belum adanya penggunaan buku catatan keluar masuknya berkas, masih digunakannya metode manual pada rekam medis rawat inap dan belum ada mesin pendukung yang lengkap serta belum menggunakan mesin RME.
Kesimpulan: Tata kelola di ruang filing SDM yang belum memenuhi karakteristik pekerja, kurangnya fasilitas sarana dan prasarana untuk memfasilitasi perkerjaan, belum digunakannya tracer, dan stiker kode warna, belum adanya penggunaan buku catatan berkas masuk dan keluar, masih menggunakan metode manual dan RME belum diterapkan.