Perancangan Sistem Informasi Kearsipan Statis Berbasis Web Menggunakan Metode Rapid Application Development (RAD) Di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

Latar Belakang: Arsip merupakan dokumen penting hasil kegiatan yang berfungsi sebagai alat administrasi, bukti hukum, dan referensi strategis. Pengelolaan arsip yang baik meningkatkan transparansi dan layanan publik. Arsip terbagi menjadi dinamis dan statis dengan pengelolaan yang berbeda. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY Yogyakarta (DPAD DIY), sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, bertanggung jawab atas pengelolaan arsip statis. Saat ini, proses tersebut masih dilakukan secara manual menggunakan Excel, yang menyulitkan pencarian, rentan kesalahan, dan kurang aman. Untuk itu, dikembangkan sistem informasi kearsipan statis berbasis web menggunakan metode Rapid Application Development (RAD) yang cepat dan melibatkan pengguna.
Tujuan: Merancang dan mengembangkan sistem informasi kearsipan statis yang dapat diakses melalui internet dengan menerapkan metode RAD di DPAD DIY.
Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan metode pengembangan aplikasi cepat (RAD) dan pengujian black box.
Hasil: Sistem berhasil dikembangkan menggunakan metode RAD dalam waktu relatif singkat dan melibatkan pengguna dari awal hingga akhir proses perancangan. Sistem mampu mendukung pencatatan, pemantauan, serta pencarian arsip berdasarkan tahapan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan pemanfaatan. Pengujian dengan metode black box menunjukkan seluruh fungsi berjalan sesuai harapan tanpa kesalahan. Selain itu, fitur otorisasi berbasis peran terbukti menjaga keamanan dan membatasi akses hanya kepada pengguna yang berwenang.
Kesimpulan: Sistem informasi yang dikembangkan dengan RAD dapat lebih cepat dibuat dan memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem dapat mempermudah pencarian arsip, mengurangi kesalahan pencatatan, serta meningkatkan efisiensi pengelolaan dibandingkan metode manual sebelumnya. Sistem juga lebih aman karena dilengkapi fitur pembatasan akses berdasarkan otorisasi peran.